供应商对账最好的方法是双方对着同一份事实：合同条款梳成核算规则，用自己的现场记录核工作量和质量，再逐项核价格。物业外包对账难在工作量靠对方报。附六个步骤、采购和财务怎么分工、三个常见坑。
供应商对账最好的方法，是双方对着同一份事实。先把合同条款梳成核算规则，再用自己掌握的现场记录核工作量和质量，最后逐项核价格。物业外包对账之所以难，是因为工作量常常只有供应商自己报的数，甲方手里没有可以对照的记录。
一、物业外包对账，拆成六步
| 步骤 | 做什么 |
|---|---|
| 1. 合同变规则 | 把单价、服务范围、频次、人数、上限、扣款条件从合同里摘出来，写成能计算的规则 |
| 2. 核工作量 | 干了多少：对着自己的服务记录、工单、考勤和工时核，不只看对方报表 |
| 3. 核质量 | 做得好不好：按品质巡查结果，作为该不该付、付多少的依据 |
| 4. 核价格 | 单价和总额是否符合合同，和历史月份比有没有异常 |
| 5. 出差异清单 | 对不上的地方逐条列出，附依据，发给供应商确认 |
| 6. 确认付款 | 双方确认后按公司财务流程审批、付款、归档 |
网上常见的“七个步骤”多来自制造业的货物对账：核订单、核入库、核发票、核价格。物业外包买的是服务，第二步和第三步才是关键：干了多少、做得好不好。
二、采购和财务怎么分工
常见分工是：业务部门或采购核量、核质量，财务核账、开票、付款。物业的问题是，核量需要项目现场的数据，而这些数据往往散在签到表、巡查照片和微信群里，到了月底才临时拼。
谁来对账不是关键，关键是双方手里有没有同一份记录。
三、三个常见的坑
1. 条款理解不一样。“每日清洁 2 次”是每个点位 2 次，还是每层 2 次？合同签的时候没写清，对账时就会吵。第一步把条款写成规则，就是把这些歧义提前暴露出来。
2. 用人数代替工作量。按人头结算最简单，但人到了不等于活干了。按服务点位和频次核，才知道钱花在了哪里。
3. 历史账一次算清。存量差异可以逐笔列出来，但历史账怎么了结是商务决定，最好和新规则分开处理，先保证从这个月起算得清。
四、让系统先核完
系统做法是：合同上传后识别成核算规则，人确认后生效；工作量对着服务点位记录、工单、考勤和工时自动核出来；按合同逐项校验，生成账单草稿和异常清单，每一笔附理由；确认、审批、付款仍走公司原来的财务流程。详见合同管理与供应商结算系统和供应商管理与自动对账。
一家全球化共享办公企业的做法可以参考：全国近 90 个社区、10 多家供应商，先逐社区部署点位感知把服务次数量化，供应商考核和账单随后长在同一份执行数据上。见案例。